Grenzen stellen: dagelijkse praktijk voor interim-managers

Gepubliceerd in Tempo-Team Magazine, 2008. Dit artikel is geschreven naar aanleiding van een netwerkbijeenkomst voor overheids-professionals over grenzen stellen.

Je start met een nieuwe opdracht. In het eerste gesprek zijn de contouren van het probleem geschetst en is een tipje van de sluier van de organisatiecultuur opgelicht. Maar wat er precies aan de hand is, hoe de verhoudingen liggen of welke belangen er spelen, is nog geenszins duidelijk. Toch zijn er al afspraken gemaakt. Over de duur van de opdracht, het aantal uren en de inhoud van je werkzaamheden.
Een paar weken en soms al dagen later blijkt dat de werkelijke problematiek heel anders is dan geschetst. De zaken liggen gecompliceerder en er is meer aan de hand dan men je aanvankelijk heeft voorgehouden. Of je krijgt er na een paar weken taken bij. Jij bent de specialist met nieuwe energie en een frisse blik en ach, Piet is net langdurig ziek geworden, dat doe je er toch wel even bij?

Op 28 oktober verzamelden een dertigtal interim professionals uit het netwerk van Tempo-Team overheidsprofessionals zich in Diemen. Met buiten al het duister van de wintertijd en af en toe een stormachtige bliksem en donder, wisselden zij over het thema grenzen stellen van gedachten.

Verwachtingen managen
Elke opdracht begint met verwachtingen. De verwachtingen van de interim professional en de verwachtingen van de opdrachtgever. De workshop begon met een oefening op dit gebied en al snel werd duidelijk dat het helder formuleren van je opdracht zo makkelijk nog niet is. Het rijtje SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) kennen we allemaal, maar in de praktijk zijn met name het meetbaar maken en het tijdspad lastige issues. De tijd nemen helpt. Het loont om vooraf stil te staan bij mogelijke valkuilen en risico’s en hoe je ze kunt voorkomen. Een duidelijke opdrachtformulering en uitgebreide afstemming met de opdrachtgever werkt als een routebeschrijving. Het wil niet zeggen dat het precies zo gaat lopen, maar het geeft een aantal ankerpunten en richting.

Verhoudingen en belangen in beeld houden
Als interim-professional kom je juist terecht op plekken waar de verhoudingen zijn scheefgegroeid, mensen zich hebben ingegraven in een loopgravenoorlog of waar de relaties volledig op scherp staan. Het is belangrijk om hierin bewust een positie in te nemen. Wie kent niet de opdrachtgever die tijdens het welkomstgesprek al probeert om je te overreden om zijn visie te delen en je in zijn strategische kamp in te lijven. Voordat je het weet, heb je een keuze gemaakt. En daarmee heb je je neutraliteit en objectiviteit verspeeld.
Hoe hard er ook aan je getrokken wordt en hoeveel er ook van je gevraagd wordt, in het begin van een opdracht is het wezenlijk om de tijd te nemen om het complete beeld te vormen. Verzamel zo veel mogelijk informatie; ga de gesprekken open en onbevooroordeeld in en blijf bij jezelf. Pas als je het gevoel hebt dat het basisbeeld je helder is, is het tijd om je opdracht te formuleren en desgewenst een standpunt in te nemen.

Overzicht krijgen en houden
Het speelveld is ook altijd in beweging. De analyse die je aan het begin van de opdracht hebt gemaakt, kan na een maand wel heel anders zijn. En let eens op hoe het vertrek of de komst van een medewerker een wereld van verschil kan maken in het krachtenveld.
Omgevingen in beweging en ontwikkeling zijn interessant, want er valt veel te beleven. Maar dan moet je je wel staande kunnen houden en ten volle je positie als externe specialist benutten en behouden. Je moet tegelijk in het veld kunnen opereren en er afstand van houden. Coaches en organisatieadviseurs noemen dit “in de helicopter stappen”. Even boven het speelveld hangen om het belangenveld van bovenaf te overzien. De professionele interim professional praat met afstand over de situatie. Hij (of zij natuurlijk!) is betrokken, maar blijft neutraal terrein. Als hij een standpunt inneemt, doet hij dit bewust en met opzet. Het is net schaken. Zo oefent hij zijn rol als veranderaar het beste uit.

Een statement maken
Juist in interim-opdrachten is het soms nodig om een helder statement te maken. De verhoudingen kunnen zo vertroebeld zijn, dat de scherpte van een duidelijk standpunt nodig is om het open te breken. Daar zit wel meteen een risico aan. Als er onvoldoende goodwill is opgebouwd, kan een statement de doodsklap zijn voor de zakelijke relatie. Zet een statement dus bewust in en bedenk goed wanneer je de boodschap brengt, wat je precies wilt zeggen en wat je ermee wilt bereiken.
Vaak wordt er te snel naar het statement gegrepen en wordt het onderhandelen helemaal overgeslagen. Dat is jammer, omdat er in de praktijk vaak meer onderhandelingsruimte is dan je op het eerste gezicht zou zeggen. Zeker als je de tijd neemt om het probleem in stukken op te delen, blijkt vaak dat partijen het op onderdelen al met elkaar eens zijn. Probeer het eens, was de conclusie. Een statement maken kan altijd nog.

Vragen blijven stellen
Eigenlijk komt het er op neer dat je jezelf telkens bevraagt om het bewust zijn en handelen te prikkelen: wat vind ik er van? Waar sta ik? Wat ga ik doen? Wat zijn de verwachtingen van de ander? Hoe sluiten die aan op mijn plannen? Hoe liggen de verhoudingen in de organisatie?
Het thema maakte veel los en het was geslaagd om ervaringen uit te kunnen wisselen.